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做好会议记录(第4版)(精)/创造成功经典系列

  • 定价: ¥45
  • ISBN:9787508698373
  • 开 本:32开 精装
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  • 出版社:中信
  • 页数:242页
  • 作者:(英)乔安娜·古特...
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  • 2019-01-01 第1版
  • 2019-01-01 第1次印刷
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导语

  

    乔安娜·古特曼著的《做好会议记录》将为你做好会议记录提供全程指导,包括:安排会议,撰写议程,营造最佳环境,把握会议结构,以及准确地做好笔记。会议记录者是一场会议中最重要也最有影响力的角色之一,你可以利用这个机会增广见闻、开阔视野、提高自己在组织内的公信力。
    本书是一本即插即用、易于阅读的指导手册,向你展示了如何自信地安排好会议并形成会议记录。它为你提供的是关于会议各个部分的实际建议,包括如何创建议程、个人如何做好准备、做笔记的最佳实践方法、如何提高准确度,等等。

内容提要

  

    会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人之一,正因为如此,他们极其需要拓展知识、开阔视野并在公司中建立威信。乔安娜·古特曼著的《做好会议记录》对整个会议记录的过程提供了指导,教你如何安排会议、拟定议程、创造最佳环境、梳理会议以及写出确切记录。
    《做好会议记录》是一本方便阅读的指南,你可以随时翻阅,也可以从头至尾一口气读完。书中展示了如何胸有成竹地安排会议并写出会议记录,提供了关于会议环节的一手建议,还有针对创建议程和个人准备的秘诀、做笔记和提高准确率的经验。第四版还包含了全新的章节,指导你如何让技术的效果最大化,并给出了在各种各样的会议中做记录的实用策略。

作者简介

    乔安娜·古特曼(Joana Gutmann)是一名专门研究办公室沟通的自由培训顾问。她拥有秘书工作背景,同时是英国特许人事和发展学会(Chartered Institute of Personnel and Development)的会员。

目录

前言
第1章  背景
  常规会议
  一次性会议
  会议记录的职责分配
第2章  安排会议
  谁将参加?
  行政工作
第3章  会议环节
  欢迎环节
  缺席致歉
  委员会事宜
  利益声明
  关于前次会议记录
  续议事宜
  信息汇报
  议程事项
  其他事项
  下次会议日期
第4章  议程
  议程包含内容
第5章  个人准备
  阅读议程
  阅读文件
  与主持人沟通
  与发言者沟
  与其他人沟通
  考虑谁是谁
  确定行政安排
  提醒接待人员关注参会人员
  备齐设备
  签名的会议记录
  临场会议记录员
  个人准备清单
第6章  参加会议
  坐在哪里
  认出谁是谁
  听不懂
  听会
  记录争论
  跑腿打杂
  数字/数据的处理
  保持集中和注意力
  会上必须解决(不能拖到会后)的五件事
  参与发言的会议记录者
第7章  与主持人和工作组高效合作
  与主持人建立良好关系
  与会议小组成员建立良好关系
  展现自信和能力
第8章  做记录
  书写的方式
  如何做记录
  边听边看
  记录信息而非话语
  培养技能
第9章  整理笔记
  以议程为基础
  会议记录的深度
  整理笔记
  利用框架
  在笔记本电脑上做笔记
第10章  起草会议记录
  加快进程
  插入变量信息
  起草会议记录
  IRDA结构
  如果不能在几天内将会议记录输出成稿
  如果需要帮助
  获得主持人的批准
  在下次会议之前不要修改会议记录
第11章  会议记录
  标题
  实到参会人员
  介绍
  利益声明
  委员会事宜
  前次会议的会议记录
  续议事宜(行动跟进)
  消息事项
  主要议程事项
  其他事宜
  下次会议日期
  会议结束
  关于会议记录的常见问题
  会议记录中的常用词汇
第12章  记录决策和行动
  行动三角
  如果决定不采取行动
  如果没有得出结论
  行动方案的布局
  如果会议记录中包含多个行动
  管理行动日志
第13章  布局和编号
  布局
  审视排版
第14章  不同会议类型的记录
  人事会议
  案例研讨会/多方会议或多学科会议
  小组或公开会议
  一次性会议或临时会议
  协商会议
  视频/语音会议
  董事会议

前言

  

    会议记录是会议成功的关键所在。参会者可以通过会议记录回顾会上没能理解的内容并补充走神时所遗漏的信息。会议记录中的行动计划可以作为备忘录,提醒参会者自己曾在会上做出的承诺,以免后来因为其他优先事宜而应接不暇,忘记之前会议上的承诺。那些没能参会的人需要了解在他们缺席时其他人所做出的决定。会议记录也是会议的历史记录,可以证明会议取得的成果和经讨论后提出的行动要求。在未来的某个阶段,也许物是人非(参会者早就忘了会议上发生的事情),当人们对某个负面事件进行调查时,会议记录将是证明决策原因、决策内容以及决策执行情况的唯一档案。
    尤其是在国有企业,随着“治理”的压力逐渐增加,在当下或将来的任何时候,外部人员都可以通过会议记录对之前会议所做的决定,履行决策所采取的行动,以及对行动实施后的情况进行查看,以获得“审计线索”。
    会议记录者肩负重大责任,但获得的支持却微不足道。一种常见的误解是秘书就能做会议记录。这种观念的出现有两方面原因:一是混淆了“秘书”和“书记员”;二是认为做记录需要速度,而秘书书写速度快,尤其当他们会速记时。这种理解可以延伸到任何行政工作人员。
    事实上,秘书承担会议记录工作所需要的培训绝不亚于他们成为公司秘书所需要的努力。认为会议记录只关乎速度问题的观点也是错误的。当被询问正在输入什么内容的时候,人们常常要停下来看看自己所打的东西,然后再回答——因为打字并不需要大脑意识层面的参与,速记也是如此。人们只有在不需要大脑的时候,才能提高速度,因为此时身体所使用的是一种习得的“机械”技能。保持速度、字迹可辨识是会议记录者的优势,但他们还需要拥有良好的倾听技巧,并在请求做出必要澄清时保持自信地解释清楚。
    做会议记录的关键技巧是捕捉到发言人所述内容,将其吸收,评估信息传达方式并确定讲话者观点的能力。这就需要持续地倾听并进行同步总结。虽然一名优秀的速记员能够记下会议内容并在会后回到办公室总结,但这个过程漫长且持久,很少有人能有时间这么做。
    假定会议记录者也参与会议的布置,事实上许多情况都是如此,他们还需要具备良好的行政技能,尤其是当今常常出现会议改期、会议室紧张和预算缩减等情况,而且对所有相关方来说,时间都极为宝贵。
    还有第二类会议记录者:他们原本是要参加会议并发表意见的,但因为缺少行政人员支持而开始做会议记录。虽然他们在群体中的地位较高,能够更好地理解会议上所讲的内容,但他们也会因为难以辨别相关信息和不知如何高效记录等问题而感到困扰。同时,他们也难以保持客观,因为他们本身对会议内容感兴趣。此外,他们并非训练有素的打字员,因而难以以专业的方式呈现会议记录。
    参加笔者课程的学员在做会议记录时遇到过各种问题,主要是关于记录什么或者如何应对结构混乱的会议。很多人反映他们在开会前都难以入睡,而且在会前、会中和会后感到压力巨大。极少数人接受过相关培训,而且即便很多人有过多年的会议记录经验,但由于不明确会议的重点和结构,他们仍对会议记录背后的“理论”充满好奇。
    相比过去,现今的会议结构松散,人们普遍认为会议越来越多,甚至太过频繁。鲜有人觉得这是好事,不论是参会者还是记录者都憎恨那些占用(通常是浪费)时间的会议。那些流畅紧凑的会议饱受称赞,而会议记录者则功不可没。虽然主持人是幕前掌控会议的人,但会议的顺利完成离不开会议记录者的支持。
    大多数机构对会议记录没有设定“规则”:有的希望正式一些,有的偏向随意;有的要求罗列所有细节,有的只是列出行动计划。关于会议的指导则一般仅限于房间的布局风格,而非会议内容。会议记录者必须灵活多变,随时关注主持人和参会人员的需求。
    会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人之一。虽然会议记录任务艰巨、让人生畏,但却提供了一个积累知识、增长见识、拓展网络并在组织中树立威信的机会。当你清楚自己的角色和责任,知道自己的具体任务并具备一定的信心时,你甚至可以从会议记录的工作中获得乐趣!
    阅读指南
    本书可以用作参考书,其内容按照会议周期从决定开会到发放会议记录的过程编排。读者可以从头至尾进行阅读;也可以各取所需,专门参考有关会议记录的某一方面。
    您或许经验丰富,但本书假定读者对会议记录的“理论”知之甚少或一无所知。本书的排版以大量标题和简短段落为特色,这将有助于读者跳过已知信息或暂时用不到的内容,而专注于各自所需的细节。
    术语
    为了避免赘述,笔者在本书中使用了一些术语,对于这些术语的理解见仁见智。以下是笔者对相关术语的解析。
    ■ 会议。一群人聚到一起进行讨论和/或做出决定的事件。也许是董事会、委员会或者小组委员会,小组会议或者其他非正式会议,一次性会议或者临时会议,或者专家组会议(例如,作风会议)。还可能是合同签约会议、供应方会谈或者一对一的申诉讨论。
    ■ 委员会。参加会议的一群人,即便不是正式建立的委员会,笔者也使用群体、小组或成员等术语表达此意。
    ■ 主持人。引导会议的人。也被称为促成者、调解人或会议召集人。
    ■ 秘书/会议记录者。负责会议行政工作的人,工作内容包括:布置会场、准备议程、预订房间、茶歇和做会议记录等。虽然笔者在本书中互用这两种称谓,但有人可能认为秘书负责上述所有工作,而会议记录者的角色仅限于做记录、将其输出成稿并进行发放。本书假设您负责会议行政工作的所有方面——请忽略不适用于您个人情况的内容。  本书内容翔实、涉及会议记录者的各种角色和职责,并指出专业地完成各项工作,做出既满足当前使用者、又满足未来使用者需求的会议记录的重要性。当然,鉴于您的工作是在办公场所与人打交道,保持幽默、谦和和自信是会议记录者的无价法宝。