导语

  

内容提要

  

    涉外秘书是我国外向型、复合型、国际化的当代秘书，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。本书叙述了涉外秘书日常的主要职责，包括：管理和美化办公室、接打电话、接待来客、管理印章和文书档案、处理邮件、安排上司的约见和商务旅行等工作日程，以及办理出入境事宜、筹办会议、辅助谈判、处理信息、沟通协调、调查研究等。介绍了这些主要业务的操作程序、要领、要求和具体方法，回答了涉外秘书日常干些什么、如何干好的问题。
    本书可供秘书学、档案学、行政管理学、公共管理学、企业管理学等相关专业师生作为教学、学术研究用书，可供广大在职秘书人员学习、借鉴、研究之用。

    杨剑宇，1947年生，1982年毕业于华东师范大学历史系（77级）。曾任上海外国语大学对外汉语系主任、教授。兼任教育部全国考委文史专业委员会委员、教育部全国高校教师培训中心特聘教授、哈尔滨市政府特聘专家、苏州大学等20多所高校的客座教授、兼职教授，享受国务院政府特殊津贴。研究领域为中国史、国外汉学、秘书学。出版专著、合著、教材等共48种，发表论文160多篇。专著有《中国历代帝王录》、《中国历代宰相录》、《中国秘书史》（获国家级奖）等：秘书学方面的教材有《秘书学概论》、《涉外秘书概论》、《秘书实务》、《涉外秘书实务》、《秘书英语》、《秘书礼仪》、《秘书和公共关系》等。论著中有十多种获国家级、省部级奖：有的著作畅销海内外，论文被权威性文献收录。曾受聘为总主编，组织编写出版本科教材30余种。

自序
第一章  办公室管理
  第一节  办公室的种类
    一、办公室的布局
    二、涉外秘书的办公室
  第二节  办公室的布置
    一、涉外秘书办公桌的选择
    二、办公室的管理
  第三节  办公室的美化
    一、办公室环境的科学标准
    二、办公室环境的美化
第二章  接打电话的艺术
  第一节  接打电话的要领
    一、礼貌
    二、准确
    三、高效
  第二节  处理打给上司的电话
    一、挡驾
    二、上司正在开会、外出时的电话
    三、其他注意事项
  第三节  用英语接打电话
    一、接答电话
    二、上司不在或为上司挡驾的电话
    三、电话记录和留言
    四、国际电话
第三章  处理邮件
  第一节  收到邮件的处理
    一、收受邮件
    二、邮件的初步分类
    三、拆阅邮件
    四、邮件登记
    五、邮件的分发
  第二节  发出邮件的处理
    一、打印信封
    二、装封前的检查
    三、信件的装封
  第三节  电子邮件的处理
    一、流行的新通信方式
    二、电子邮件的处理
    三、编写电子邮件的要领
    四、传真收发的操作
第四章  印章管理
  ……
第五章  上司工作日程安排
第六章  上司商务旅行安排
第七章  接待来宾
第八章  社交活动及礼仪
第九章  会议服务（上）
第十章  会议服务（下）
第十一章  文件处理和档案管理
第十二章  办理出入境事宜
第十三章  协助上司谈判
第十四章  信息工作
第十五章  调查研究
第十六章  沟通和协调